Fallstudien · Projekte im Detail

Nicht was wir
können. Was wir
gebaut haben.

Zwei Projekte, offen aufgeschrieben: die Ausgangslage in Stunden, das System, das wir dafür gebaut haben, und die Zahlen, die danach messbar waren. Keine Logo-Wand, keine Schlagworte — der Weg.

Fallstudie 01 · Content & Marketing

Patrick Romboy

Aus 22 Stunden Routine pro Woche wurden vier — bei fünfmal mehr Output.

Bereich
Content-Produktion, Kundenkommunikation
Gebaute Systeme
Prompt-Bibliothek, Voice Agent, KI-Assistent für E-Mail
Prinzip
Einmal aufgesetzt, danach selbst anpassbar
Status
Im Regelbetrieb
§01Ausgangslage

Die Arbeit war nicht das Problem. Die Wiederholung war es.

Jedes Bild, jedes Video von Hand: 30 bis 40 Minuten pro Stück, rund 30 Stück in der Woche. Jedes Mal dieselben Entscheidungen von vorne — Stil, Ansprache, Format. Nichts davon war schwierig. Alles davon war jede Woche neu zu tun.

Parallel lief die Kommunikation nebenher: dieselben Mails, dieselben Anrufe, dieselben Standardfragen. Der Aufwand war nicht sichtbar, weil er sich über den Tag verteilte — aber er stand einer Ausweitung der Produktion im Weg. Mehr Content hätte automatisch mehr Handarbeit bedeutet.

  • Content-Produktion (≈30 Stück × 30–40 Min.)> 15 Std./Woche
  • Mails, Anrufe, Standardfragen≈ 7 Std./Woche
  • Routine, die niemand bezahlt≈ 22 Std./Woche
§02Das System

Drei Bausteine, die den Wiederholungsteil übernehmen.

01

Prompt-Bibliothek statt Blankoseite

Die wiederkehrenden Content-Typen wurden zu wiederverwendbaren Templates: Stil, Tonalität und Format sind darin festgeschrieben. Ein Klick startet, was vorher eine halbe Stunde Entscheidungen war.

02

Voice Agent für die Standard-Kommunikation

Anrufe mit wiederkehrenden Fragen laufen nicht mehr über den Schreibtisch. Der Agent nimmt ab, beantwortet den Standardfall und übergibt nur, was wirklich Patrick braucht.

03

KI-Assistent im Postfach

Mails werden nach Dringlichkeit sortiert, Antwort-Entwürfe liegen fertig bereit. Aus „Postfach abarbeiten" wurde „Entwürfe freigeben".

04

Übergabe ohne Abhängigkeit

Alle Prozesse sind so gebaut, dass sie ohne uns weiterentwickelt werden können — Templates, Antworten und Regeln sind jederzeit selbst anpassbar. Das war Bedingung, nicht Zugabe.

§03Ergebnis
18 Std.
pro Woche gespart
80%
schnellere Produktion
85%
weniger Kommunikationsaufwand
5×
mehr Content-Output

Entscheidend ist die Kombination der letzten beiden Zahlen: nicht „gleich viel in kürzerer Zeit", sondern deutlich mehr Output bei deutlich weniger Aufwand. Das ist der Punkt, an dem Automatisierung aufhört, Kostensenkung zu sein, und anfängt, Wachstum zu sein.

§04Übertragbar, wenn…
  • … du oder dein Team regelmäßig Inhalte produziert und jedes Stück bei Null anfängt.
  • … dieselben Fragen mehrfach am Tag per Telefon oder Mail eintreffen.
  • … mehr Umsatz bei dir heute automatisch mehr Handarbeit bedeuten würde.
Fallstudie 02 · Service & Erreichbarkeit

Fallschirmsport Grefrath

Ein Agent, der das Wetter beantwortet — 25 Stunden Telefon pro Woche weniger.

Bereich
Telefonische Erreichbarkeit, Bewertungsmanagement
Gebaute Systeme
Voice Agent mit Live-Status, WhatsApp-Nachfassung
Besonderheit
Saisonale Anrufspitzen, wetterabhängig
Status
Im Regelbetrieb, 24/7
§01Ausgangslage

Eine einzige Frage, hundertfach am Tag.

„Findet mein Sprung heute statt?" In der Hauptsaison hängt die Antwort am Wetter — und damit am Telefon. Hunderte Anrufe täglich, alle mit derselben Frage, alle beantwortet von Menschen, die eigentlich am Flugplatz gebraucht werden. Das Team hing nur noch in der Leitung.

Dazu ein zweites, stilles Problem: die Kunden waren zufrieden, aber die Bewertungen fehlten. Direkt nach dem Sprung ist niemand in der Stimmung, nach einer Google-Bewertung zu fragen — und später erinnert sich niemand daran. Nachweisbare Zufriedenheit ging jeden Tag verloren.

  • Wetter-Anrufe in der Hauptsaisonhunderte / Tag
  • Telefonzeit, die am Platz fehlte≈ 25 Std./Woche
  • Aktiv eingesammelte Bewertungenkeine
§02Das System

Der Mensch entscheidet. Der Agent erzählt es weiter.

01

Eine Quelle der Wahrheit

Der Geschäftsführer pflegt den Status — findet statt oder abgesagt — an genau einer Stelle ins System. Die fachliche Entscheidung bleibt beim Menschen, wo sie hingehört.

02

Voice Agent liest live aus

Jeder Anrufer hört den aktuellen Stand, minutengenau: „Ihr Sprung um 14:30 Uhr" oder „Heute abgesagt". Ändert sich das Wetter, ändert sich die Auskunft im selben Moment — ohne dass jemand eine Ansage neu aufnehmen muss.

03

Rund um die Uhr, auch außerhalb der Saison

Der Agent nimmt ab, wenn niemand am Platz ist: abends, nachts, an Feiertagen. Anrufe, die vorher ins Leere gingen, werden beantwortet.

04

Bewertung im richtigen Moment

Vier Stunden nach dem Sprung — wenn das Erlebnis gesetzt ist und der Adrenalinschub abgeklungen — geht automatisch eine WhatsApp mit der Bitte um eine Bewertung raus. Keine Erinnerung nötig, kein Nachfassen von Hand.

§03Ergebnis
25 Std.
pro Woche gespart
414
Bewertungen
4,7
⌀ Bewertung
24/7
erreichbar via Voice Agent

Die 25 Stunden sind der offensichtliche Gewinn. Der unterschätzte steht daneben: 414 Bewertungen bei 4,7 Sternen sind ein Vertriebsargument, das jeden Tag weiterarbeitet — entstanden aus einer Automatisierung, die vier Stunden nach dem Sprung eine Nachricht schickt.

§04O-Ton
Das Team hing in der Hauptsaison nur noch am Telefon — heute beantwortet das System die Frage nach dem Wetter, und wir sind da, wo wir gebraucht werden.
Sinngemäß nach Marc Paulus · Gesellschafter, Fallschirmsport Grefrath
Video ansehen — Marc Paulus im O-Ton
§05Übertragbar, wenn…
  • … bei dir eine Information ständig telefonisch abgefragt wird, die sich täglich ändert.
  • … Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten unbeantwortet bleiben.
  • … du zufriedene Kunden hast, aber kaum Bewertungen, die das belegen.
Der nächste Fall

Was läuft heute
bei dir nicht?

In der Prozess-Analyse gehen wir deinen Prozess durch und rechnen offen: welche Stunden pro Woche automatisierbar sind — und welche nicht. Sechs Fragen, 60 Sekunden.